因社会发展的需要,在签名时,又多出了一个正式的签名仪式.签名仪式常用在公司之间事务的合同签名,国与国之间的合约签名等签名仪式上.
一、签字仪式的内容
国与国之间就政治、经济、军事、文化、科技等方面的相互关系所达成协议、缔结条约、协定或公约时,往往举行专门的签字仪式,以示文件的正式签署。
一国领导人访问他国,经双方发展的联合公报(或联合声明)有时也举行签字仪式。各国业务部门之间的专业性协议,一般不举行专门的签字仪式,但有重要意义的协议例外。在我国及世界不少国家国内有关地区、部门的重要文件、协议的签署有时也举行签字仪式,但具体的礼仪要求要有所省减。
二、签字人
国家之间的签字仪式,签字的人选应视文件的性质由缔约各方确定,但双方签字人的身份应大体相当。视缔约的性质、等级和重要程度,可由国家领导人签字,也可由政府有关部门的负责人签字。签字除了主签人外,还有助签人。
三、签字的准备工作
安排签字仪式,首先应做好文本的准备工作,有关单位和部门应及早做好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印等项工作,同时准备好签字用的文具、国旗等物品,与对方商定助签人员并安排双方商定助签人员洽谈有关细节。
四、签字仪式
参加双方签字仪式的,基本上是双方参加会谈的全体人员,如果一方要求让某些参加会议的其他人员出席,另一方应予同意,但双方人数最好大体相等。为了表示对所签订协议的重视,不少国家往往由更高或更多的领导出席签字仪式。
一般而言,举行签字仪式时,座次排列的具体方式共有三种基本形式,它们分别适用于不同的具体情况。
1、并列式。并列式排座,是举行双边签字仪式时最常见的形式。它的基本做法是:签字桌在室内面门横放。双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列,双方签字人员居中面门而坐,客方居右,主方居左。
2、相对式。相对式签字仪式的排座,与并列式签字仪式的排座基本相同。二者之间的主要差别,只是相对式排座将双边参加签字仪式的随员席移至签字人的对面。
3、主席式。主席式排座,主要适用于多边签字仪式。其操作特点是二签字桌仍须在室内横放,签字席仍须设在桌后面对正门,但只设一个,并且不固定其就座者。举行仪式时,所有各方人员,包括签字人在内,皆应背对正门、面向签字席就座。签字时,各方签字人应以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字,然后即应退回原处就座。
在具体操作签字仪式时,其基本程序大致如下:
1、宣布开始。此时,有关各方人员应先后步人签字厅,在各自既定的位置上正式就位。
2、签署文件。通常的做法,是首先签署应由己方所保存的文本,然后再签署应由他方所保存的文本。依照礼仪规范,每一位签字人在己方所保留的文本上签字时,应当名列首位。因此,每一位签字人均须首先签署将由己方所保存的文本,然后再交由他方签字人签署。此种做法,通常称为“轮换制”。它的含义是:在文本签名的具体排列顺序上,应轮流使有关各方均有机会居于首位一次,以示各方完全平等。
3、交换文本。各方签字人此时应热烈握手,互致祝贺,并互换方才用过的签字笔,以示纪念。全场人员应热烈鼓掌,以表示祝贺之意。
4、饮酒庆贺。有关各方人员一般应在交换文本后当场饮上一杯香槟酒,并与其他方面的人士一一干杯。这是国际上所通行的增加签字仪式喜庆色彩的一种常规性做法。
我国举行的签字仪式,一般在签字厅内设置长方桌一张,桌面覆盖深绿色的台呢,桌后放两把椅子,主左客右坐好,座前摆放的各自的文本,上端分别放置签字文具,中间摆放一个旗架,以悬挂签字双方的国旗。双方参加人员进入签字厅,签字人员入座时,其他主客各一方按身份顺序排列于各自的签字人员座位后方,双方助签人员分别站在各自签字人员外侧,协助翻揭文本,指明签字处,在本国保存的文本上签毕后,由助签人员互相传递文本,再在对方保存的文本上签字,然后由双方签字人交换文本,相互握手。有时签字后,备有香槟酒,共同举杯庆祝,并摄影留念。
国外的签字仪式略有不同。有的国家安排的仪式设两张方桌,双方人员各坐一点,双方小国旗分别悬挂在各自的签字桌上,参加人员坐在签字桌对面。有的国家虽然也是安排一张长方桌为签字桌,但双方参加仪式人员坐在签字桌前方两侧,双方国旗挂在签字桌的后面。如有三四个国家缔结条约的,其签字仪式也大体如上所述,只是相应增添签字人员座位、签字用具和国旗等物。至于多边条约,通常仅设一个座位,一般由公约保存国代表首先签字,然后由各缔约国代表依一定次序轮流在公约上签字。
以上介绍的是指正式签字,在正式签字之前,有的条约还要进行草签。草签是条约正式签订前的一种简易签署形式,它由缔约国代表在条约草案上签署其姓名的第一个字母,中文则只签姓,表示谈判代表对条约草案文本已取得一致意见。草签只构成对条约文本的认证,不具有正式签字的法律效力。
我国国内有关地方或部门间的签字仪式,一般参照我国国家级的签字仪式,简便进行。
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